Życie kampusu [2023-05-31]

Strategia UMK: "Ludzie" z sukcesami

— Żaneta Kopczyńska

Otwarty i transparentny system zatrudniania osób z kraju i zagranicy, przewodnik dla zainteresowanych pracą na UMK, e-rekrutacja, szkolenia, poszerzenie możliwości rozwoju oraz nagroda HR Excellence in Research – półtora roku od rozpoczęcia wdrażania Strategii Uniwersytetu sprawdzamy, jakie cele udało się osiągnąć w obszarze "Ludzie".

Przypomnijmy, że na początku 2022 r. Uniwersytet rozpoczął wdrażanie nowej, dostosowanej do współczesnych wyzwań, Strategii. Dokument został opracowany przez Kolegium Rektorskie oraz specjalnie w tym celu powołane zespoły tworzone przez nauczycieli akademickich i pracowników niębędących nauczycielami akademickimi. Wspierał ich również Instytut Rozwoju Szkolnictwa Wyższego.

– Najistotniejszym etapem wypracowywania Strategii były jednak konsultacje przeprowadzone wśród naszej społeczności. Ważne było dla nas, by wszyscy mogli się z nią zapoznać, ocenić i zaproponować zmiany po to, by stała się naszym wspólnym dokumentem, znaczącym w różnych obszarach dla każdego i każdej z nas – wyjaśniał prof. dr hab. Andrzej Sokala, rektor UMK.

Strategia określa główne cele Uniwersytetu na najbliższe lata oraz cele operacyjne niezbędne do ich osiągnięcia.

– Są one zarówno ambitne, jak i realistyczne. Nie stanowią jedynie mgliście określonych marzeń. Chodzi o to, żeby Strategię krok po kroku wprowadzać w życie, tak by określona w niej wizja naszej uczelni stała się rzeczywistością – tłumaczył rektor Sokala.

Wyznaczono pięć głównych celów strategicznych: "Ludzie", "Nauka, "Kształcenie", "Zarządzanie" oraz "Relacje". Po blisko półtora roku sprawdzamy, jakie postępy możemy już odnotować w poszczególnych obszarach strategicznych. Jako pierwszemu przyglądamy się – kluczowemu i spinającemu pozostałe – obszarowi "Ludzie".

Rozwój uniwersyteckiej wspólnoty

– Uniwersytet to ludzie, wszystkie nasze działania skupiają się na ludziach. Zależy nam, aby uczelnia była prawdziwą wspólnotą, tworzoną przez całą jej społeczność. Wiemy, że docenianie i promowanie potencjału, który jest w ludziach, zapewni uniwersytetowi ciągły i zrównoważony rozwój – wyjaśniała przy wprowadzaniu dokumentu prof. dr hab. Beata Przyborowska, prorektor ds. studenckich, przewodnicząca zespołu obszarowego "Ludzie". W skład grupy, która kieruje działaniami w tym zakresie, wchodzą prof. dr hab. Kornelia Kędziora-Kornatowska, dr hab. Aleksandra Derra, prof. UMK, dr hab. Rafał Haffer, prof. UMK, dr Marzena Ruczyńska, mgr Natalia Proń-Nowak oraz mgr Magdalena Szwajda.

Zespół za cel postawił sobie m.in. zapewnienie jak najlepszych warunków pracy i indywidualnego rozwoju ukierunkowanego na możliwość systematycznego podnoszenia kompetencji oraz stworzenie czytelnych ścieżek awansu, doskonalenie systemu okresowej oceny pracowniczej tak, by był w pełni obiektywny i transparentny.

Strategia przewiduje trwały rozwój otwartej i inkluzywnej kultury organizacyjnej odpowiadającej międzynarodowym aspiracjom Uniwersytetu, w której obiektywna ocena, zaufanie, wzajemne wsparcie i integralność wspólnoty przyciągają najlepszych oraz wzmacniają więzi z uczelnią – podkreśla prof. Przyborowska.

Naukowy krwiobieg uniwersytetu

W Strategii jasno zdefiniowano potrzeby związane z rozwojem kariery akademickiej, z uwzględnieniem komponentu badawczego i dydaktycznego. W tym celu zaadaptowano najlepsze praktyki i standardy międzynarodowe.

– Zaangażowanie w badania, kształcenie oraz relacje z otoczeniem są prezentowane przez naszych nauczycieli akademickich w różnym zakresie i natężeniu. Władze Uczelni stawiają na zapewnienie efektywnego i profesjonalnego wsparcia, dzięki czemu pracownicy naukowi mogą w coraz większym stopniu skupić się na swojej działalności naukowej czy międzynarodowej – czytamy w dokumencie.

– Gdybyśmy spojrzeli na funkcjonowanie kadry naukowej w uniwersytetach dekadę czy dwie temu i porównali do stanu obecnego, to bardzo wyraźnie widać, że charakteryzował je inny rodzaj doświadczeń – mówi Natalia Proń-Nowak, kierowniczka Działu Spraw Pracowniczych UMK. – Ich wcześniejsze doświadczenia nie opisywały tak skomplikowanego poziomu inicjatyw, przez co świat administracji również funkcjonował w mniej złożonym środowisku.

Nie mieliśmy międzynarodowych projektów badawczych prawie na każdym wydziale, a obecnie na każdym z nich potrafimy wskazać naukowców, którzy takie doświadczenia posiadają. Nie mieliśmy kilkuset projektów badawczych realizowanych w jednym czasie, a teraz je mamy. Profesjonalne wsparcie, komercjalizacja wiedzy i wyników badań to nasza codzienna praca. Świat się zmienił, trzeba więc było się w nim odnaleźć: zrozumieć, poznać słabe i mocne strony, wyznaczyć cele i działać – dodaje Natalia Proń-Nowak.

Poznajmy się

Jednym z priorytetów w obszarze "Ludzie" jest rozwój Uniwersytetu jako profesjonalnego i atrakcyjnego miejsca pracy – stąd koncentracja na doskonałej jakości procesach. Jednym z nich jest rekrutacja nauczycieli akademickich. Nacisk został położony na otwartość, transparentność oraz zatrudnianie w oparciu o merytoryczne przesłanki - to podstawa polityki OTM-R.

– Jasno precyzujemy potrzeby Uniwersytetu od samego początku. Pokazujemy ze szczegółami, na jakie stanowisko zatrudniamy, jakich kwalifikacji i umiejętności potrzebujemy i – co nie mniej ważne – co możemy dać od siebie – mówi Natalia Proń-Nowak.

Odkąd naukowcy UMK coraz skuteczniej pozyskują zewnętrzne fundusze na badania oraz kierują dużymi międzynarodowymi projektami badawczymi, a Uniwersytet funkcjonuje w złożonych międzynarodowych konsorcjach i stowarzyszeniach (EUA, YUFE, YUFERING, YERUN, COARA), stało się jasne, że potrzeba będzie coraz więcej pracowników o nietuzinkowych kompetencjach.

Zróżnicowane środowisko pracy stymuluje rozwój, dlatego zależało nam, by w poszukiwaniu kadry zwrócić się do europejskiej i światowej przestrzeni badawczej – dodaje Natalia Proń-Nowak. - Aby się rozwijać, musieliśmy w tak samo profesjonalny sposób zatrudniać osoby z zagranicy: zainteresować je i ułatwić im proces rekrutacji. To cel strategiczny łączący obszary "Ludzie", "Nauka", "Kształcenie" oraz "Zarządzanie".

Zebrano grupę ekspertów z każdego obszaru uczestniczącego w procesie zatrudniania, m.in. z wydziałów, Działu Spraw Pracowniczych, Działu Płac i Centrów Doskonałości. Spotkania, rozmowy i analizy, którym przewodniczył Kanclerz UMK, trwały blisko pół roku. Efektem prac są dwie profesjonalnie przygotowane i wdrożone procedury zatrudnienia nauczycieli akademickich (polskich obywateli i cudzoziemców).

– Dzięki temu rozwiązaniu każdy wie, jakie ma kompetencje, jakie należą do niego obowiązki, z jakich dokumentów może skorzystać bądź kogo zapytać o szczegóły danego zagadnienia – tłumaczy Natalia Proń-Nowak. – Procedury te są w pełni transparentne, dostępne w języku polskim i angielskim na stronie internetowej Uniwersytetu i – co najważniejsze – uzyskały akceptację Komisji Europejskiej.

Jak podkreśla nauczona doświadczeniem kierowniczka Działu Spraw Pracowniczych, same procedury są zwykle mało wdzięczne dla nauczycieli akademickich. Dlatego kolejną inicjatywą, którą podjęto na UMK, było opracowanie przewodnika po naszej uczelni. To wsparcie zarówno dla młodych naukowców będących dopiero na początku swojej zawodowej drogi, jak i dla tych bardziej doświadczonych.

– Chodziło nam o to, by pokazać nasz Uniwersytet: co jest dla nas ważne, na czym się skupiamy, w jakie inicjatywy jesteśmy zaangażowani, kto tu pracuje i czym się zajmuje. To także forma prezentacji oferty UMK, czyli tego, co my możemy zaproponować zagranicznym naukowcom zainteresowanym pracą u nas – wyjaśnia Natalia Proń-Nowak.

– Korzystamy z doświadczeń naszych pracowników, dlatego przewodnik powstał przy udziale wielu osób, które zechciały się nimi podzielić – dodaje Natalia Proń-Nowak.

Jedną z nich była dr Bliss Ursula Furtado z Katedry Mikrobiologii w Instytucie Biologii na Wydziale Nauk Biologicznych i Weterynaryjnych, która w 2016 r. przyjechała do Torunia z Południowego Goa w Indiach. Doskonale pamięta, z jakimi trudnościami musiała się wówczas zmierzyć. Jak podkreśla, mogła liczyć na duże wsparcie, choć wszyscy uczyli się razem w tej nowej dla każdego sytuacji.

– Kiedy po raz pierwszy zobaczyłam kampus, to się w nim naprawdę zakochałam. Od początku wrażenie zrobiła też na mnie atmosfera miasta – mówi dr Bliss Furtado. – Nie wszystko było łatwe, początek był naprawdę trudny, ponieważ byłam wtedy pierwszą zagraniczną doktorantką na UMK. Jednak pomimo wyzwań, pomoc, którą otrzymałam od administracji, była fantastyczna.

Do sukcesów z pewnością można również zaliczyć uruchomienie 1 stycznia 2023 r. systemu e-rekrutacji. Udało się to zrobić dzięki zebraniu doświadczeń osób zajmujących się obsługą cudzoziemców w administracji ogólnouniwersyteckiej oraz pracowników wydziałów charakteryzujących się najwyższym odsetkiem zatrudnionych cudzoziemców. Sukces nie byłby możliwy bez profesjonalnego wsparcia pracowników Uniwersyteckiego Centrum Informatycznego.

Inicjatywy te już przynoszą wymierne efekty. To m.in. wzrost rozpoznawalności UMK (nie tylko w kraju, ale przede wszystkim za granicą) wśród osób zainteresowanych pracą na uczelniach wyższych. Otwarta i przejrzysta rekrutacja działa zaś na rzecz podwyższania wskaźnika umiędzynarodowienia. Know-how naszego Uniwersytetu stanowi w tym zakresie ważny punkt referencyjny dla naszych partnerów strategicznych.

Europejski znak jakości

Pod koniec 2015 r. UMK jako pierwszy uniwersytet i siódma instytucja w Polsce otrzymał prestiżową nagrodę Human Resources Excellence in Research. Przyznawanie go jest jednym z działań Komisji Europejskiej w ramach strategii Human Resources Strategy for Researchers, nakierowanej na zwiększanie atrakcyjności warunków pracy naukowców w UE.

Aby uzyskać nagrodę HR Excellence in Research, UMK musiał przeprowadzić wewnętrzną analizę i sprawdzić, w jakim stopniu jego funkcjonowanie jest spójne z Europejską Kartą Naukowca oraz Kodeksem Postępowania przy rekrutacji nauczycieli akademickich. Na podstawie wniosków została następnie przygotowana strategia HR i plan działań ukierunkowanych na określenie najważniejszych braków wraz z opisem konkretnych działań prowadzących do ich likwidacji.

Poziom skomplikowania procesów przy realizacji międzynarodowych inicjatyw doprowadził do tego, że chcieliśmy się sprofesjonalizować w tym zakresie; jeśli chcemy się rozwijać, jeśli chcemy, by nasi naukowcy się rozwijali, musimy zapewnić im niezbędne wsparcie w postaci eksperckiej wiedzy, procedur i narzędzi – mówi Natalia Proń-Nowak. – W 2015 r. postanowiliśmy przyjrzeć się, co oznacza funkcjonowanie uniwersytetu w europejskiej przestrzeni badawczej zgodnie z Europejską Kartą Naukowca.

Natalia Proń-Nowak zaznacza, że Europejska Kartę Naukowca nazywana jest ramą strategii rozwoju doskonałości badawczej. Opiera się ona na czterech filarach: aspektach profesjonalnych i etycznych, rekrutacji i selekcji pracowników, warunkach pracy oraz rozwoju zawodowym i kompetencyjnym nauczycieli akademickich.

To z jednej strony ciężka praca i zobowiązania, ale z drugiej też gwarancja – znak mówiący całemu środowisku akademickiemu, że z nami warto współpracować, dobrze jest się u nas zatrudnić, potrafimy realizować badania. To takie akademickie ISO – dodaje Natalia Proń-Nowak.

Przygotowano plan działania na trzy i sześć lat – nagroda HR Excellence in Research przyznawana jest bowiem czasowo. Następnie Komisja Europejska sprawdza, czy zamierzone cele udało się zrealizować oraz jak poradziliśmy sobie z wdrożeniem zasad Karty i Kodeksu.

Największy sprawdzian nastąpił po sześciu latach – w lipcu 2022 r.  Komisja Europejska przeprowadziła na UMK audyt. W ewaluacji wzięli udział przedstawiciele zarówno części toruńskiej, jak i bydgoskiej Uniwersytetu oraz reprezentanci wszystkich etapów kariery: młodzi naukowcy, doktoranci, asystenci, adiunkci i profesorowie. Analizowane obszary dotyczyły doświadczeń nauczycieli w zakresie rozwoju (grupa R1-R2 oraz R3-R4), warunków pracy i rekrutacji, umiędzynarodowienia, możliwości szkoleniowych i działań na rzecz rozwoju pracowników.

W listopadzie 2022 r. po przeprowadzonym audycie przyznano UMK wyróżniającą ocenę Komisji Europejskiej.

Asesorzy podkreślili kluczowe powiązanie strategii HR dla naukowców z realizowanym planem działania oraz Strategią Uniwersytetu poprzez adekwatne regulacje wewnętrzne i zaangażowanie władz. Zaznaczyli również, że zostały one przygotowane w sposób doskonały pod względem ambicji i strukturalnego podejścia. UMK został doceniony za widoczne starania, wysoką jakość realizowanych działań i pełne zaangażowanie zapewniające wdrożenie zasad Europejskiej Karty Naukowca i Kodeksu Postępowania przy rekrutacji.

– Dzięki takim wynikom zrealizowaliśmy ponad 90 szkoleń (w tym sporą część w języku angielskim) dla nauczycieli akademickich – dodaje Proń-Nowak. – UMK nawiązał współpracę z najważniejszymi na rynku światowym podmiotami prowadzącymi szkolenia w zakresie aplikowania o środki z Horyzontu Europa oraz prezentowania wyników badań dla różnych grup odbiorców.

Mam możliwość dostępu do bezpłatnych szkoleń i warsztatów, które UMK prowadzi dla swoich pracowników. Jednym z ciekawych, na które uczęszczałam, był kurs języka polskiego. Był bardzo przydatny i dużo mi pomógł. Nie tylko jeśli chodzi o naukę samego języka – dowiedziałam się też wiele o polskiej kulturze i historii – mówi dr Bliss Furtado. - Drugie z bardzo cennych dla mnie szkoleń dotyczyło aplikowania o Europejskie Granty Badawcze. To mój kolejny cel w karierze, chciałabym ubiegać się o taki grant, dlatego tak ważne są dla mnie wskazówki, które otrzymałam.

Holistyczne spojrzenie

– Jesteśmy w trzech konsorcjach: YUFE, YUFERING oraz YERUN, w których pracujemy nad mapowaniem możliwych ścieżek rozwoju kariery. Nasi eksperci są w stanie dać akademikom pełną wiedzę prawną, analityczną, techniczną, merytoryczną w zakresie zatrudnienia i rozwoju oraz zgodności procedur z Europejską Kartą Naukowca. Mamy Strategię Uniwersytetu, nagrodę HR Excellence in Research, uwzględniającą strategię rozwoju pracowników, Uniwersytecki Ośrodek Wsparcia i Rozwoju Osobistego - tłumaczy Natalia Proń-Nowak. - Dbamy o to, aby łączyć wszystkie aspekty, które mają wpływ na funkcjonowanie naszego pracownika. Nie zbudujemy jednak dobrej ścieżki kariery nauczycieli akademickich, jeśli z nimi nie porozmawiamy o ich doświadczeniach. Człowiek i jego kompetencje to nasz najcenniejszy zasób. Za nim pójdzie wiedza. I ten cel strategiczny – myślę, że już z dużymi sukcesami – staramy się osiągnąć jak najpełniej.